用于文件控制的文件编号系统

文档管理比简单地将文档放在易于访问的位置并随意检索要复杂得多。它既需要结构，也需要顺序。为了实现这一点，Folderit为文档控制系统引入了文档编号。

查看 Folderit 中文档编号的工作方式：

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文件编号是文件控制系统的重要组成部分。它有助 CW 线索于识别文件，以便正确创建、组织、访问和存储重要和相关的信息。拥有一个可以为您管理此信息的系统可以为企业节省大量时间和资源。

为什么企业需要在文档控制系统中进行文档编号？

有从第一天开始就投入资源不断警惕文档控制，那么您最终会得到一堆复杂的文件，其中可能存在重复、文件名称错误、重要文件丢失在无数文件夹中等问题。

文件编号系统可以帮助您避免所有这些麻烦。这可以通过确保所有各方都拥有文件的最新版本并在整个系统中采用一致的编号方案以供所有人参考来实现。绝对需要确保访问最新文件的企业如下：

卫生诊所的医生知道他们正在根据最新信息开展工作。
会计师事务所要确保他们拥有最新的文件。
建筑公司要确保没有人采用过时的设计。
法律办公室，以便他们知道他们的文件和证据是一致的。
销售部门在标记库存和发送发票时。

仅列举几个应用程序。

文档管理的全部目的是确保合适的人员在需要时获电话号码库得合适的文档。因此，控制最终到达用户的文档至关重要。这样，如果文档有更新或更改，则必须确保连接的用户几乎立即获得更新的信息。

工作原理

以仓库库存中的笔记本电脑的文档代码 UK-BMGHMHWINV23V2 为例。虽然乍一看这像是胡言乱语，但它有一个拟议的结构。

前两位数字 UK 表示对象所在的国家。后面三个字母 BMGHM 表示对象存储的城市伯明翰。后面的字母 W 表示仓库（S 表示商店），INV 表示这是一份库存，23 是其项目编号，最后两个字母 V2 表示文档的最新版本。如果整个系统都遵循这种结构，那么文档就会井然有序，机器和人类（稍加练习）都很容易理解，并且每个传入文件都易于实施。使用 Folderit，您可以在文件夹上构建和实施这样的系统。