这种区别是必要的，因为无论我们多么希望实现无纸化，一些遗留系统（如医疗记录、律师事务所等）都不可避免地依赖于物理文档。将数十年的数据数字化本身就是一项昂贵的工作。
组织存储数字文档的标准操作程序可能与存储实体文档的标准操作程序相同。两者对公司而言同样重要，因为它们是业务交易的证据。例如，无论发票或合同是否存在实体，它们都同样重要。
电子文档和记录管理系统比物理文档更好
曾经有一段时间，尽管技术进步了，但使 海外数据 用打印机、传真机和复印机保存一式两份/三份记录的需求仍然很大，或者以文档政策认为必要的方式保存。
电子文档管理系统可确保所有相关人员都能访问同一份数字文件，优秀的 EDRMS 将允许人们根据他们对流程的重要性（由贵公司的管理政策决定）对同一文档拥有不同程度的访问权限。这样，某个用户或用户组可能拥有对文档的完全访问权限，而另一个组则拥有只读访问权限。
阻碍 EDRMS 广泛应用的唯一因素是人们适应纯数字化世界的意愿。
不依赖本地存储
任何电子文档存储系统面临的最大挑战是，中小企业往往更依赖私人服 Byte 可以作为成功的联盟营销工具吗？ 务器上的本地存储。这可能是明智的做法，因为它可以提高效率，而且你可以完全控制平台，但它很容易在眨眼间受到损坏、盗窃、丢失或灾难。更重要的是，本地副本带有“去中心化”的气息。人们在自己的机器中发展自己的组织结构的风险始终存在。
价格符合中小企业需求的基于云的解决方案将是避免这些限制且不影响效率的理想选择。所有结构均由政策强制执行，所有访问权限均已普遍授予，即，您从法国的超级计算机获得的访问权限与从斯里兰卡的智能手机获得的访问权限一样多。
大多数 EDRM 系统可以从本地驱动器（例如 C:）捕获电子文档，但将文档存储在本地被认为是不好的做法，因为即使是管理最高效的企业对于电子文档的创建和存储位置和方式也有严格的规定。
文件孤岛
术语“孤岛”是指一批彼此不相连的电子文档“集合”。这种集合的问题在于，在需要时很难找到这些文档。您需要一个系统来获取彼此关联的文件，无论它们存储在哪里。这还要结合元数据、自定义元数据和 OCR 支持的上下文搜索。
版本控制
版本控制是记录、跟踪和编号电子文档演变的一种做法。这并不意味着每次您在工作时更改 MS Word 中的某些内容时 EDRMS 都会复制一份，而是意味着它每次都会捕获一个新版本。您应该能够配置文档，使其继承每个版本的元数据，并且您应该能够在需要时轻松恢复到旧格式。这在处理法律文件时非常有用。
保留
公司应该能够对其记录实施保留计划。这有助于确定该文 CW 线索 件在被永久删除之前将在您的档案中保留多长时间。
安全
通过 SSL 加密保护进出系统的传输，256 位银行级加密确保安全，这构成了一个几乎坚不可摧的安全系统。这足以阻止未经授权的访问。
审计追踪
每次访问内容时，系统都应记录哪个用户在何时访问了该文件。这样可以跟踪文件的变化情况。这对于确保合规性大有裨益。
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